Généralités

L’association « Groupe d’Etudes et de Vacances » organise des séjours pour enfants et accueille des groupes dans des locaux qu’elle gère. Ses activités ne sont accessibles qu’à ses membres. L’inscription d’un enfant ou la passation d’une convention d’accueil en groupe vaut adhésion à l’association en qualité de membre associé et acceptation des conditions générales et du règlement intérieur, disponibles au siège social.

Enfants accueillis, séjours

Les enfants sont accueillis dans nos centres de vacances « Le Pylône » et « La Datcha » à Mimizan plage (Landes) dans le cadre de la législation concernant les centres de vacances pour enfants et les centres de vacances maternels pour les enfants de moins de 6 ans. Les locaux sont agréés. Les séjours sont déclarés et autorisés par l’administration et ouvrent droit aux aides courantes : C.A.F., C.E., Chèques Vacances, aides publiques …
Les enfants sont accueillis lors de séjours organisés, en particulier à l’occasion des vacances de printemps et d’été. Chaque année, le Groupe d’Etudes et de Vacances fixe un programme des séjours et de leur contenus. Toutes précisions peuvent être obtenues auprès de l’association.

Prise en charge

Toutes les fonctions nécessaires à la bonne prise en charge des enfants sont assurées sur place : hébergement dans des bâtiments modernes, encadrement et animation sportive et générale, restauration, lingerie et entretien, soins, administration, transport … selon les programmes fixés.

Etat de santé

Tout enfant ne peut participer à un séjour que s’il est en bonne santé et indemne de toute maladie au moment du départ, à l’exception des petites affections qui ne portent pas préjudice à la vie en groupe.
Les enfants non scolarisés doivent faire l’objet d’une visite médicale de dépistage avant le séjour.
Les parents ou responsables de l’enfant rempliront soigneusement la fiche sanitaire en y portant toutes indications qui pourraient être utiles pour la prise en charge de l’enfant et en cas de maladie ou d’accident et la retourneront avec le reste du dossier d’inscription.
Tout enfant ne peut être admis que s’il a satisfait aux obligations légales en matière de vaccinations. Pour les enfants normalement scolarisés, les parents indiqueront simplement sur la fiche sanitaire les vaccins que l’enfant a reçus et les dates correspondantes. Pour les enfants non scolarisés, une copie des pages « vaccins » du carnet de santé ou un certificat de vaccinations devra être agrafé à la fiche sanitaire.

Contre-indications

Ne peuvent être admis que les enfants dont l’état général et le comportement permettent la vie normale en collectivité et la pratique des activités. En particulier, ne peuvent être admis, sauf dérogation particulière, les enfants atteints d’une maladie contagieuse présentant un risque de contamination et ceux présentant des difficultés comportementales, un handicap ou une déficience physique ou intellectuelle de nature à compromettre les activités de groupe ou à porter préjudice à la vie commune.
En cas d’incertitude sur la capacité d’un enfant à participer à un séjour, veuillez vous mettre en rapport avec l’association organisatrice pour apprécier sa situation particulière.
Si un enfant s’avère inapte à poursuivre un séjour commencé, ses parents ou responsables sont tenus de venir le rechercher à leurs frais sur simple demande du directeur du séjour. A défaut, il serait raccompagné aux frais des parents ou responsables.

Sports

Suivant les séjours, et en fonction de la demande des enfants, certaines activités sportives pourront être proposées. Elles sont indiquées sur les programmes de différents séjours. L’inscription des enfants à ces séjours vaut acceptation des parents à la participation de leurs enfants à ces sports, sauf instruction contraire. Il appartient aux parents de s’assurer auprès de leur médecin de la capacité de leur enfant à la pratique de ces sports en particulier pour l’équitation au printemps et les sports nautiques en été. (Arr. du 2/8/85). Toute limitation ou interdiction devra être indiquée par les parents ou le médecin sur la fiche sanitaire.
Activités nautiques : Les activités voile, planche à voile, canoë, kayak, surf et bodyboard ne peuvent être pratiquées que par des enfants de 8 ans et + sachant nager ; une attestation d’aptitude à la pratique des sports nautiques (brevet de natation) devra être fournie avant le départ. A défaut, la première séance de ces sports sera consacrée à la passation de ce brevet à la piscine de Mimizan. Le très vaste choix d’activités variées non sportives permet à un enfant de passer un séjour bien rempli même s’il ne peut ou ne souhaite pas pratiquer d’équitation ou d’activités manuelles. Celles-ci ne sont pas obligatoires.
Les matériels particuliers sont fournis : casques d’équitation, gilets de sauvetage, combinaison ns de surf …

Argent de poche – Objets de valeur

Veuillez remettre à votre enfant une petite somme d’argent de poche. (10 à 20 € selon son âge) et la fiche spéciale dans une enveloppe marquée à son nom que vous placerez de façon bien visible dans sa valise. Cette somme couvrira ses petits besoins personnels. Elle sera recueillie à l’arrivée par l’animateur chargé de votre enfant qui en contrôlera l’usage en fonction de son âge. Les petits achats courants seront faits sur place, sauf pour les plus grands et les plus autonomes.
Nous recommandons aux parents de bien vouloir éviter de confier aux enfants des objets de valeur, téléphones portables ou autres, dont la disparition pourrait créer des problèmes et dont nous ne pourrions être tenus responsables. Plutôt que des vêtements neufs et de prix, donnez à votre enfant des vêtements simples et confortables, et, surtout, marquez-les au nom de l’enfant à l’aide bandes tissées.
Le linge est lavé sur place et nous nous efforçons de faire en sorte que chaque enfant ramène tous ses effets personnels. Les effets non correctement marqués seront difficiles à restituer.
Notez que les enfants qui amèneraient des téléphones portables ne pourraient les utiliser que dans un cadre organisé (horaires et lieux précis, jamais parmi les autres enfants ni pendant les activités).

Relations avec les familles pendant les séjours

Les enfants écrivent librement, aussi souvent qu’ils le désirent et à qui ils le veulent. Nous leur demandons simplement d’écrire à leurs parents au moins une fois par semaine. Nous complétons leur courrier par des lettres de groupe afin que vous ayez suffisamment de nouvelles. Veuillez fournir à votre enfant tout le nécessaire pour qu’il puisse vous écrire.
De votre côté, écrivez souvent et dès le début du séjour à votre enfant et pensant à mettre son nom et son prénom sur l’enveloppe.
Il est aussi possible de téléphoner aux enfants pendant qu’ils sont à table : de 13 h à 13 h 45 et de 19 h 30 à 20 h 15.
Merci de vous limiter à 1 ou 2 appels par semaine et d’être brefs … d’autres parents attendent, bien que nous ayons 4 lignes téléphoniques :
« Le Pylône » : 05 58 09 08 49 (2 lignes groupées) et 05 58 09 36 90
« La Datcha » : 05 58 09 08 01
Pour passer des fax : 05 58 82 46 48
Pour envoyer des mails : pylone@wanadoo.fr
Ou via notre site : www.vacances-enfants.org
Les courriers, fax, e-mails et éventuels colis sont distribués aux enfants chaque jour, en début d’après-midi.
Des informations mises à jour tous les 2 jours sont accessibles sur notre site Internet et sur messagerie téléphonique. Ces nouvelles peuvent faire l’objet d’envois automatiques.

Assurance

Notre association s’assure auprès d’une compagnie spécialisée des risques Responsabilité Civile et Individuelle Accident pour les enfants et Responsabilité Civile pour le personnel, en particulier pour les animateurs.
L’inscription d’un enfant vaut acceptation des clauses de cette assurance qui sont disponibles auprès de l’association.
Les responsables légaux ne pourraient donc poursuivre l’association organisatrice en dehors de ladite assurance.

Visites

Compte tenu des nombreuses activités pratiquées et d’un encadrement chaleureux, il est peu probable que votre enfant s’ennuie. Les visites ne sont donc pas une nécessité. Cependant, elles sont libres, et, si vous le souhaitez, vous pouvez venir voir votre enfant et visiter l’établissement. Veuillez simplement nous en avertir à l’avance pour que votre enfant ne soit pas, le jour de votre visite, parti pour de grandes activités à l’extérieur.
A votre arrivée, veuillez vous adresser à la direction qui vous fera signer une décharge de responsabilité. Nous vous demandons de ne pas vous insérer dans la vie des groupes et de ne pas aller chercher votre enfant directement.
Pour des raisons évidentes de sécurité, les enfants ne pourront être remis qu’à leurs parents directs. Ils ne pourraient être remis à d’autres personnes qu’avec l’autorisation écrite des parents (au dos de la fiche d’inscription ou par courrier).

Soins

Les petits soins courants sont assurés en permanence à notre infirmerie, sur place. Des chambres permettent aux enfants qui en auraient besoin de se reposer à l’infirmerie sous la surveillance permanente de nos assistantes sanitaires, voire d’y passer quelques jours s’ils sont malades. En cas de besoin, les enfants sont présentés au médecin.
Les principales spécialités médicales sont assurées à Mimizan. Ils sont donc en général soignés sur place. En cas de nécessité, les enfants sont dirigés vers l’hôpital de Dax ou de Bordeaux. En cas d’accident ou d’affection ayant nécessité l’intervention du médecin, les parents sont avertis sans délais par nos soins. Notre assurance couvre les frais de rapatriement médicalement nécessaires.
Les petits soins courants sont compris dans les frais de séjour. Si l’état de santé de votre enfant nécessite des soins particuliers (médecin, examens, pharmacie) nous en ferons l’avance et vous ferons parvenir la feuille de maladie et l’ordonnance avec un relevé des frais à nous rembourser intégralement dès réception.

Photos

Nous faisons beaucoup de photos des enfants en activités. Nous vous en enverrons et, sauf interdiction expresse de votre part, nous pourrons les utiliser dans le cadre de nos activités et sur nos documents d’information.

Voyages

Les enfants peuvent être amenés et repris à Mimizan.
Si votre enfant participe aux voyages que nous organisons, vous recevrez les convocations pour l’aller et le retour environ 2 semaines avant le départ. Toutes les indications vous y seront données. Nous voyageons en général en TGV jusqu’à Bordeaux ou Arcachon, puis en car jusqu’à Mimizan. Le portage des bagages est assuré lors des transferts pour que les enfants n’aient pas à porter de valises. Les enfants y sont largement encadrés.

Frais de séjours

Le coût d’un séjour se compose de :
o Adhésion à l’association par cotisation incluse dans les frais de séjour.
o Frais de séjours tels qu’indiqués sur les programmes.
o Frais de dossier (sauf groupes).

Peuvent s’y ajouter :
o Frais de transport aller et retour (forfaitaire, même si l’enfant ne participe au voyage que dans un sens).
o Argent de poche et frais personnels
o Frais médicaux

Modalités d’inscription pour les individuels

Réservation par courrier (coupon d’inscription + arrhes de 200 €) ou Internet (paiement par chèque, mandat ou carte de crédit). A réception, et en fonction des places disponibles, nous vous ferons parvenir une confirmation d’inscription, le dossier individuel de votre enfant et la facture.

Le dossier individuel se compose de :
o Fiche d’inscription
o Fiche sanitaire de liaison
o Fiche de liaison parents-directeur-animateurs
o Fiche d’argent de poche (à mettre, avec l’argent de poche, dans la valise).

Nous retourner sous huitaine les 3 premières fiches remplies, signées et avec photos d’identité. 1 mois avant le début du séjour, nous faire parvenir le solde des frais dus, s’il y en a un (les inscriptions de dernière minute doivent être réglées en totalité). Les convocations pour le départ et le retour vous seront alors envoyées (15 jours avant le départ).
Tout événement de dernière minute nécessitant que nous en soyons informés (problème de santé, familial …) fera l’objet d’un courrier qui peut aussi être remis au responsable du voyage.

Désistement

En cas de désistement dû à un cas de force majeure dûment attesté par un certificat médical (maladie grave ou accident rendant le séjour impossible), seul le montant de l’adhésion à l’association et les frais de dossier seront conservés.

Dans les autres cas :
o Jusqu’à 1 mois avant le début du séjour, la totalité des arrhes sera retenue.
o Dans le mois précédant le séjour ou le jour du départ : le montant de l’adhésion, les frais de dossier, de voyage et la moitié des frais de séjour seront retenus.